Heute ist ein lang ersehnter Traum für mich in Erfüllung gegangen. Ich habe unser neuen flexibleren PDF-Tabellen-Maschine Leben eingehaucht.

Um zu erklären was dieser (Programmierer) Traum bedeutet und was das ganze mit flexiblen Layout zu tun hat, hole ich etwas weiter aus und vielleicht bekommen Sie danach auch Lust es einmal live zu erleben.

Mich begleitet das Rechnungs-Vorlagen Thema nun schon seit Jahren, weshalb ich mich entschlossen habe diesem eine kleine Serie über unsere  „KingPDF-Templates“zu widmen. So kann ich den Teilbereichen mehr Aufmerksamkeit zukommen lassen und Google freut sich auch.

In diesem ersten Teil gehe ich auf die grafischen Grundlagen ein. Es folgen entsprechend dem Workflow(vom Design bis zum fertigen Dokument): das Bearbeiten der Daten-Platzhalter, die Verwaltung/Verarbeitung im SalesKing, sowie je nach Gusto einige tabellarische Spezialitäten.

Das Rechnungs-Layout

Seitdem ich Rechnungen schreibe ist einer der ersten Schritte, in jeder neuen Rechnungs-Software, die Rechnungs-Vorlage anzupassen. Ob es das Rechnungs-Layout war oder die in der Vorlage enthaltenen Daten (Platzhalter), der Anpassbarkeit waren immer Grenzen gesetzt. In keiner Software konnte ein professioneller Design-Agentur Workflow, von Photoshop/Freehand/InDesign in den Adobe Acrobat bis zum finalen druckechten PDF-Dokument, verlustfrei durchgeführt werden.

Alle meine Versuche ob in Word, Excel, Lexware oder in diversen eigenen und fremden Online-Rechnungs-Lösungen endeten immer dem traurigen Fazit:

„Zu unflexibel“

Wenn nicht von mir, dann kam es von Ole, welcher als Grafik-Designer naturgemäß noch schneller unglücklich war. Doch warum? Die Antwort ist einfach:

„Keiner hat PDF-Vorlagen“

Nun gut, man könnte denken, aus Word lassen sich ja auch PDF’s erstellen. Jaaa natürlich, aber Word ist zum einen keine Grafiksoftware, zum anderen ist es nicht dafür gedacht Platzhalter für spätere Daten zu enthalten. Ich revidiere deshalb meine Aussage leicht: „Kein mir bekannter, hat PDF Vorlagen mit eingebetteten Datenfeld-Platzhaltern“. Den Platzhaltern widme ich den zweiten Artikel dieser Reihe, weshalb ich nur kurz auf die Grafiksoftware eingehen will.

Wir sind der Meinung:

„Ein professionelles Dokument entspringt in einer Grafiksoftware“

Der professionelle, kreative Entwicklungsprozess eines Firmendokuments startet(nach dem Papier) in einer Grafiksoftware. Hier hat der Grafiker, hoffentlich dem Coorporate Design folgend, volle Freiheit. Er muss sich nicht an Konventionen für Schriften, Farben, Anordnung oder (ich nenne es mal schnöde) Schmuckelemente halten und kann vor allem garantieren, dass die Grafikdatei als PDF druck-echt ist.

Normalerweise würde man jetzt versuchen das gelieferte Design in ein Word-, Excel oder HTML-Dokument einzubauen, um eine Vorlage für neue Dokumente zu erhalten. Doch genau dieser Schritt ist fatal. Warum  nimmt man ein weiteres Format um ein PDF(die Vorlage), mit mehr oder minder großem Aufwand und Designverlust, wiederum in ein PDF(die fertige Rechnung) zu wandeln?

Ganz zu schweigen von weiteren Personen, denn des Grafiker Liebe steckt bestimmt nicht in Word oder gar Programmierung. Der SalesKing sagt solchen Mediensprüngen den Kampf an, denn:

„Wir haben PDF Vorlagen“

Die SalesKing PDF-Vorlagen geben dem Designer die Macht über die Datenplatzhalter, ähnlich der Freiheit in sein Grafikprogramm. Er kann diese im gewohnten Adobe Acrobat (Writer) erstellen und beliebig platzieren. Das spart Geld, hält das gewünschtes Design ein und spart jede Menge Ärger zwischen den Zuständigen.

Im SalesKing werden die Datenplatzhalter während der Rechnungserstellung mit Namen, Adressen oder auch Bildern gefüllt und heraus kommt … natürlich ein PDF.

Doch genug der eigenen Glorifizierung, natürlich hat auch der SalesKing seine Limits. Vor allem Konventionen in den Platzhaltern erfordern eine, wenn auch kurze, Einarbeitungszeit. Doch dazu mehr im nachfolgenden Artikel, sowie in der  „KingPDF-Templates“ Reihe