Pflichtangaben für Rechnungen im Inland

Regelungen aus dem Umsatzsteuergesetz sind unbedingt zu beachten

Das Umsatzsteuergesetz regelt umfassend, wie eine Rechnung auszusehen hat. Diese Regeln sind zwingend einzuhalten, um den Abzug von ausgewiesener Umsatzsteuer beim Rechnungsempfänger(Vorsteuerabzug) zu ermöglichen.
Hieraus folgt, dass Sie als Unternehmer eingehende Rechnungen und Gutschriften auf die Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen haben, damit Sie gegenüber dem Finanzamt den Abzug von Vorsteuerbeträgen von Ihrer Umsatzsteuerzahllast geltend machen dürfen.
In § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG ist geregelt, welche Angaben auf Rechnungen enthalten sein müssen:

  • vollständiger Name und Anschrift des Empfängers der Leistung und des Erbringers der LeistungEs ist hier ausreichend, wenn ein Postfach oder eine Großkundenadresse angegeben wird – wenn eine solche vom tatsächlichen Empfänger der Leistung abweicht, ist dieser auf der Rechnung gesondert auszuweisen.
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IdNr.) des leistenden UnternehmensEine Umsatzsteueridentifikationsnummer kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.Für Gutschriften gilt: Es ist nicht die Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des die Gutschrift ausstellenden Unternehmens anzugeben, sondern die des leistenden Unternehmens. Der Gutschriftempfänger muss zu diesem Zweck demnach seine USt-IdNr. bzw. Steuernummer dem Aussteller der Gutschrift mitteilen.Bei Abrechnung von sogenanntem „vermitteltem Umsatz“, also einer Rechnungsstellung in fremdem Namen und für fremde Rechnung ist auch die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmens, also des Unternehmens für das der Umsatz „vermittelt“ wird, auf der Rechnung anzugeben.Werden Zahlungen aufgrund eines eine Rechnung ersetzenden Vertrages (z.B. Miete) vereinnahmt, muss dieser Vertrag die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens enthalten.Bei Steuerschuldumkehr (§ 13 b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG) ist neben der Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens ergänzend auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben.
  • Das Datum der Rechnungsausstellung
  • Eine fortlaufende RechnungsnummerDiese fortlaufende Nummerierung soll sicherstellen, das ausgestellte Rechnungen eines Unternehmens einmalig sind. Das Kombinieren von Zahlen und Buchstaben ist erlaubt, auch die Verwendung von z.B. zeitlich abgegrenzten Nummernkreisen ist beliebig oft zulässig.Auf Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den die Gutschrift ausstellenden Unternehmers zu vergeben.Bei sogenannten „rechnungsersetzenden“ Verträgen gilt: Jeder Vertrag ist einmalig mit einer Rechnungsnummer zu versehen.
  • Menge und übliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang einer sonstigen LeistungDiese Bezeichnung muss die Bestimmung des auf die Leistung anzuwendenden Steuersatzes ermöglichen
  • Zeitpunkt der erbrachten Lieferung und/oder LeistungBei Rechnungen über Anzahlungen oder Vorauszahlungen ist eine Angabe zu vernachlässigen, es ist jedoch ein Hinweis darauf zu machen, dass eine Leistung abgerechnet wird, die noch nicht erbracht ist.Ein Liefer- bzw. Leistungsdatum ist auch dann anzugeben, wenn dieses identisch mit dem Rechnungsdatum ist.
  • Entgelt, aufgegliedert nach ausgewiesenen Steuersätzen und steuerbefreiten PositionenAuf bestehende Skontovereinbarungen oder Boni und Rabatte ist gesondert hinzuweisen, wenn diese nicht bereits im Entgelt enthalten sind.Bei Skontovereinbarung reicht z.B.:
    „Bis XX.XX.XXXX Zahlung unter Abzug von X% Skonto möglich.“Bei Boni und/oder Rabattvereinbarung reicht ein allgemeiner Hinweis hierauf z.B.:
    „Es bestehen potenziell entgeltmindernde Bonus und/oder Rabattvereinbarungen“Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder sonstigen Leistungen ist eine umgangssprachlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung, wie zum Beispiel:
    „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“

Für Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, entfallen die hier aufgezählten Angaben zum Ausweis von Steuerangaben – alle anderen Pflichtangaben sind grundsätzlich auch in Rechnungen von Kleinunternehmern aufzunehmen.

An auf elektronischem Wege zugänglich gemachte Rechnungen werden vom Gesetzgeber gesonderte Anforderungen erhoben.

Diese beziehen sich auf Rechnungen, die

  • via elektronischem Datenaustausch (EDI)
  • via Computer-Telefax
  • via E-Mail

übermittelt werden bzw. wurden.

Zusätzlich ist nach Datum des Umsatzes zu unterscheiden, da seit Zustimmung des Bundesrates vom 23.09.2011 für Umsätze ab dem 01.07.2011 das sogenannte Steuervereinfachungsgesetz gilt.

  • für Umsätze bis zum 30.06.2011 gilt:die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit der Rechnungen muss durch eine qualifizierte digitale Signatur oder bei durch via EDI übermittelte Daten mit einer dies gewährleistenden Vereinbarung prüfbar sein.
  • für Umsätze ab dem 01.07.2011 gilt:„gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren“ reichen aus, wenn diese die Lesbarkeit, Unversehrtheit und Echtheit der Herkunft gewährleisten. Eine qualifizierte digitale Signatur oder andere technischen oder EDV-gestützten sind somit nicht mehr gefordert.

Achtung:
Werden hier genannte Formvorgaben nicht eingehalten, ist der in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag vom Rechnungsempfänger nicht als Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerzahllast abziehbar. Nach Auffassung der Finanzverwaltung können solche Formverstöße ausschließlich mit Wirkung für zukünftig erstellte Unterlagen geheilt werden.

Hinweis: Aufbewahren muss der Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen auf einem Datenträger, der keinerlei Änderungen mehr zulässt. Hier reichen insbesondere einmalig beschreibbare CD’s und DVD’s laut Fragen-Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums aus.

Nach Handelsgesetzbuch HGB gelten Rechnungen als Geschäftsbrief – demnach sind zusätzliche Angaben zu machen. Werden hier Fehler gemacht, wirken diese sich nicht zwingend auf die hier aufgeführten steuerlichen Pflichtangaben und somit umsatzsteuerrechtlich aus.

Wichtiger Hinweis:
Wir haben alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Es ist unbedingt zu beachten, dass dieser entsprechend keine Rechts- und auch keine Steuerberatung darstellt und aufgrund möglicher Sonderregelungen und oder Versäumnisse unsererseits definitiv kein Ersatz für eine fachkundliche Beratung sein darf. Eine Gewähr für die Vollständigkeit noch die Richtigkeit können und werden wir demnach nicht übernehmen.

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