Bereits in der Vergangenheit haben findige Nutzer den Status „Entwurf“ für ihre Dokumente und insbesondere für Rechnungen genutzt um in der Lage zu sein noch nicht realisierte jedoch planbare Umsätze zu erfassen.

Der Workflow kann dabei wie folgt aussehen:

  • Kunde nimmt ein Angebot an
  • Nutzer erstellt nun aus dem Angebot einen Rechnungsentwurf
  • Nutzer erstellt zum Rechnungsentwurf eine Aufgabe um sich erinnern zu lassen, wenn die Rechnung „geöffnet“ werden soll

Der Trick um diesen planbaren Umsatz zu erfassen bzw. auswertbar zu gestalten:

Der Nutzer vergibt bei der Erstellung der Entwurfsrechnung ein Rechnungsdatum an. Und zwar nimmt er hier das Datum zu welchem er die Rechnungsstellung „geplant“ hat.

Im Ergebnis kann der Nutzer seinen Rechnungslisten-Filter zwecks Auswertung nutzen:

Der Nutzer kann sich seine Rechnungsliste nach Rechnungen filtern, welche den Status „Entwurf“ haben und deren Datum in einem bestimmten Zeitraum liegen.

Die dann angezeigte Liste weist somit die Bruttobeträge des zu erwartenden Umsatzes aus.

 

Nachteilig an diesem Vorgehen ist jedoch:

In der Rechnugsliste werden Bruttobeträge angezeigt, welches in den meisten Fällen nicht zielführend ist, es sei denn der Nutzer ist ein von der Umsatzsteuer befreiter Kleinunternehmer (Brutto=Netto) oder stellt lediglich Rechnungen an Gewerbetreibende mit UST-ID im europäischen Ausland oder an Unternehmer in Drittländern aus (Brutto=Netto).

 

Liquiditätsplanung auf Grundlage von Nettowerten:

Wir haben das Dashboard und hier die grafische Aufbereitung der Nettoumsätze (Box „Dokumente“ und Box „Top 10 Kunden“ um die Anzeige des Status „Entwurf“ erweitert.

So können Nutzer nun den zu betrachtenden Zeitraum in die Zukunft ausweiten und schon wird numerisch wie auch visualisiert aufgezeigt, mit welchen Umsatzerwartungen bei der Liquiditätsplanung gerechnet werden kann.

Hinweis: Es werden ausschließlich Dokumente angezeigt, welche auch über ein Datum verfügen (siehe oben unter „Trick“)!

Tipp: Sie möchten ausschließlich Dokumente mit dem Status „Entwurf“ visualisert bekommen? Blenden Sie die anderen Status einfach aus indem Sie auf diese klicken…

Screenshot: Liquiditätsplanung über den Status "Entwurf"

Liquiditätsplanung über den Status „Entwurf“