Optimierte Vorgangsdokumentation durch Verteilung von Information nach Relevanzkriterien

Hauptaufgabe der Dokumentation von Vorgängen ist die, Information möglichst unternehmensweit zugänglich zu machen. Stichworte wie Wissenstransfer und Realtionship Management werden häufig verwendet, wenn es darum geht die Ziele einer optimalen Vorgangsdokumentation zu benennen. Im Ergebnis führt eine professionelle Archivierung von Informationen zu Kosteneinsparungen, höhere Abschlussquoten und steigender Qualität.

Wertigkeit von Information

Im pragmatischen Sinne ist wesentliches Kriterium für wertige Information, dass diese in der Lage ist den Empfänger beziehungsweise dessen Handeln zu beeinflussen.

Aus Sicht des Empfängers wird die Wertigkeit von Information auf Grundlage verschiedener Kriterien wahrgenommen:

  • valide: Ist die Information wahr?
  • belastbar: Ist die Information genau genug um hierauf Entscheidungen aufzubauen?
  • relevant: Hilft die Information dabei eine anstehende Entscheidung zu treffen?
  • Einfluss: Kann die Information Einfluss auf eine anstehende Entscheidung nehmen?

Die Wertigkeit von Information kann ihren Einfluss auf die Informationsempfänger nur dann entfalten, wenn die Zugänglichkeit zu der Information gegeben ist.

Erst durch teilen, mitteilen, teilnehmen lassen, gemeinsam machen, vereinigen – kurzum durch Kommunikation kann Information deren Empfänger beziehungsweise das Handeln dieser beeinflussen. Ausschlaggebend dabei ist, dass die Information dem relevanten Empfänger möglichst direkt zum Zeitpunkt des Erkenntnisinteresses zur Verfügung steht.

Zugänglichkeit von archivierter Information durch Verteilung erhöhen

Eine unkategorisierte Erfassung von Information kann dafür verantwortlich sein, dass Informationen bei akutem Erkenntnisinteresse durch Unauffindbarkeit unzugänglich sind.

Eine zielführende Kategorisierung und somit Verteilung von Information kann auf Grundlage von Relevanzkriterien erfolgen:

  • Projektrelevanz
  • Vertriebsrelevanz
  • Verwaltungsrelevanz
  • Aufgabenrelevanz

Je nach Relevanzkriterium kommen für die Verwaltung von Information in Form von Kommentaren unterschiedliche Objekte in Frage:

  • Dokumente, dies können Kommentare zu Angeboten, Rechnungen, Gutschriften wie auch Aufträge oder Mahnungen sein
  • Kontakte, dies können Kommentare zu Kunden, Interessenten oder Lieferanten sein
  • Abrechnungskonten, dies können Kommentare zu Projektkonten, Verbrauchskonten oder Zeiterfassungskonten sein
  • Aufgaben, dies können Kommentare zu Handlungsaufforderungen an Dritte oder zu Erinnerungen an sich selber sein

Information als Kommentar archivieren oder als Handlungsaufforderung in Form einer Aufgabe kommunizieren?

Informationen mit Inhalten, welche eine direkte Handlungsaufforderung an Dritte oder an sich selber auslösen, können in Form von Aufgaben verwaltet beziehungsweise kommuniziert werden.

Auch Aufgaben können nach den beschriebenen Relevanzkriterien (Projekt, Verwaltung, Vertrieb) verteilt verwaltet werden, so dass auch in diesem Zusammenhang eine möglichst optimale Auffindbarkeit gewährleistet ist. Mit SalesKing können Aufgaben zu den Objekten:

  • Dokumente, dies können Aufgaben zu Angeboten, Rechnungen, Gutschriften wie auch Aufträge und Mahnungen sein
  • Kontakte, dies können Aufgaben zu Kunden, Interessenten oder Lieferanten sein

angelegt werden. Der maßgebliche Unterschied einer Aufgabe im Vergleich mit einem Kommentar ist darin zu sehen, dass Aufgaben neben einem eindeutigen Empfänger auch über eine Fälligkeit und einen Status verfügen und somit in der Lage sind eine Handlungsaufforderung abzubilden.

SalesKing unterstützt bei der Vorgangsdokumentation durch die Möglichkeit Kommentare und Aufgaben zu verfassen.

Aggregierte Information in Form von Schlagworten nutzbar machen

Hochgradig pragmatische Information, welche in Form eines Aggregats, also eines einzelnen qualifizeirenden Wortes kommuniziert werden kann, kann über die Erfassung als Schlagwort (Tag) dazu dienen Objekte zielführend zu qualifizieren/kategorisieren.

Solche Schlagworte können an folgende Objekte vergeben werden:

  • Dokumente
  • Kontakte
  • Abrechnungskonten
  • Produkte

Weitere Informationen dazu, wie Sie mit Kommentaren, Aufgaben und Schlagworten eine professionelle und effiziente Vorgangsdokumentation innerhalb ihres SalesKing-Accounts realisieren können finden Sie auch in der SalesKing-Dokumentation.

SalesKing-Dokumentation zum Thema „Kommentare

SalesKing-Dokumentation zum Thema „Aufgaben

SalesKing-Dokumentation zum Thema „Schlagworte

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