Elektronische Rechnungen – Information

Wann ist eine Rechnung eine elektronische Rechnung und was bedeutet das?

Elektronische Rechnungen – digital signieren oder nicht?

Knappe Ressourcen bedingen schnelle und effektive Workflows bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.

Der digitale Versand von Rechnungen und/oder Gutschriften in Form von PDF’s erfreut sich somit wachsender Bedeutung und Akzeptanz.

Mit dem durch den Bundesrat verabschiedeten Steuervereinfachungsgesetz gilt nun für Rechnungen, die ab dem 01.07.2011 erstellt wurden, dass die hierin ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge auch ohne die sogenannte qualifizierte digitale Signatur beim Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug herangezogen werden können.

Welche Kriterien machen eine Rechnung zu einer sogenannten „elektronischen Rechnung“?

Alle Rechnungen, die in einem elektronischen Format

  • E-Mail-Format,
  • als Datei wie z.B. .pdf oder .doc,
  • als Download,
  • via EDI (Electronic Data Interchange)
  • als Computer-Telefax

versendet oder empfangen werden.

Wer ist von den gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Rechnungen betroffen?

Alle Unternehmen, die die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, um so die Umsatzsteuerzahllast zu minimieren.

Wann werden elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug anerkannt?

Für Umsätze, bis zum 30.06.2011 gilt, dass diese mit einer sogenannten qualifizierten Signatur ausgestattet sein müssen, um die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung nachweisen zu können.

Seit dem 01.07.2011 gilt, dass es ausreicht, eine innerbetriebliche Prüfsystematik(Kontrollverfahren) zu gewährleisten.

Wie ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu gestalten?

Das Verfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und erbrachter Leistung als Ergebnis haben. Folgende Fragen bzw. Prüfschritte gehören zu der Rechnungsprüfung:

  • Ist das leistende Unternehmen auch der Rechnungssteller?
  • Stimmt die Beschreibung der Leistung mit der bezogenen Leistung überein?
  • Ist die Wertigkeit der Leistung richtig beziffert?
  • Entspricht das Leistungsdatum dem tatsächlichen Leistungsdatum?
  • Ist der Ausweis der Umsatzsteuer richtig?
  • Sind alle sonstigen vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung enthalten (s.o.)?

Die Prüfung dieser Fragen ist auf Anfrage nachzuweisen – es geht hier darum, überzeugend darzulegen, dass diese Prüfung stets vorgenommen wird. Hilfreich ist es also, Eingangsrechnungen entsprechend zu „Verschlagworten“ und/oder abzulegen (z.B. Ordner „geprüft“). Auch schriftlich formulierte Arbeitsanweisungen und/oder entsprechende Aussagen von Mitarbeitern sind zielführend.

Weichen die Aufbewahrungsfristen bei sogenannten elektronischen Rechnungen ab?

Nein, in der Regel müssen auch elektr. Rechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Zu beachten ist, dass elektronische Rechnungen im Originalformat aufbewahrt werden müssen. Dieses Archiv muss maschinell lesbar sein und darf nicht veränderbar sein. So aufbewahrte Rechnungen müssen zwingend auch lesbar sein, also in einer Form vorliegen, die für das menschliche Auge erfassbar ist.

Muss nun auf die qualifizierte digitale Signatur verzichtet werden?

Ein klares „Nein“ – wenn z.B. der Nachweis eines internen Prüfpfades/Kontrollsystems schwer fällt, ist es sogar durchaus sinnvoll, Rechnungen weiterhin digital zu signieren.

Können Unternehmen auf eine Papierrechnung bestehen?

Ja, dies ist denkbar – Rechnungsempfänger müssen dem Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen. Dies kann neben der expliziten Zustimmung auch dadurch geschehen, dass er durch den Empfang von elektronischen Rechnungen ohne Widerspruch seine Zustimmung hierzu signalisiert.

Wichtiger Hinweis:
Wir haben alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Es ist unbedingt zu beachten, dass dieser entsprechend keine Rechts- und auch keine Steuerberatung darstellt und aufgrund möglicher Sonderregelungen und oder Versäumnisse unsererseits definitiv kein Ersatz für eine fachkundliche Beratung sein darf. Eine Gewähr für die Vollständigkeit noch die Richtigkeit können und werden wir demnach nicht übernehmen.

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