Geschäftsbriefe und deren Pflichtangaben

Jeglicher Schriftverkehr eines Unternehmens ist als Geschäftsbrief zu verstehen

Geschäftsbriefe müssen Pflichangaben enthalten

Wenn Sie Angebot schreiben, Auftrags- und Anfragebestätigung verschicken, Rechnung schreiben, Quittungen ausstellen, Bestellungen tätigen oder Mängelanzeigen formulieren handelt es sich um Geschäftsbriefe, welche gesetzlich geforderte Angaben (sog. Pflichtangaben) enthalten müssen. Zusätzlich ergeben sich darauf aufbauend weitere Dokumentenspezifische Pflichtangaben z.B. die Pflichtangaben beim Rechnung schreiben.

Die gesetzlich definierten Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sollen sicherstellen, dass Geschäftspartner über die Verhältnisse des kontaktierenden Unternehmens informiert sind.

Unterschieden wird hier nach der Rechtsform des Unternehmens:

  • nicht eingetragene Einzelunternehmen
    • Familiennamen und mindestens ein ausgeschriebener Vorname
    • ladungsfähige Anschrift
  • eingetragene Einzelunternehmen
    • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
    • Rechtsform eingetragener Kaufmann/Kauffrau (oder Abkürzung: e.K./eK/e.Kfm./e.Kfr.)
    • Ort der Handelsniederlassung
    • Handelsregisternummer und das Registergericht
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts
    • Familienname aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    • ladungsfähige Anschrift
  • offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft
    • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
    • Rechtsform offene Handelsgesellschaft/Kommanditgesellschaft (oder Abkürzung: oHG/KG)
    • Sitz der Gesellschaft
    • Handelsregister-Nummer und Registergericht
  • Personengesellschaft ohne natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. oHG ; AG & Co. KG ; AG & Co. oHG)
    • gleiche Anforderungen wie bei oHG/KG
    • zusätzlich der Pflichtangaben der Firma des persönlich haftenden Gesellschafters
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (auch Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG (haftungsbeschränkt)), da dies keine eigene Rechtsform darstellt)
    • gleiche Anforderungen wie bei oHG/KG
    • alle Geschäftsführer (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname) gleich dem Eintrag im Handelsregister
    • wenn Aufsichtsrat vorhanden und dieser einen Vorsitzenden hat, den Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vorname

Ergänzt werden diese Pflichtangaben für Geschäftsbriefe durch Dokumentenspezifische Pflichtangaben, die wir Ihnen hier aufzeigen.

Wichtiger Hinweis:
Wir haben alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Es ist unbedingt zu beachten, dass dieser entsprechend keine Rechts- und auch keine Steuerberatung darstellt und aufgrund möglicher Sonderregelungen und oder Versäumnisse unsererseits definitiv kein Ersatz für eine fachkundige Beratung sein darf. Eine Gewähr für die Vollständigkeit noch die Richtigkeit können und werden wir demnach nicht übernehmen.

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