Eine Sammlung von Problemlösungen zur Erfassung von Ausgaben und Buchungen, die Insbesondere für Nutzer, welche sich mit dem Thema Buchhaltung noch nicht allzu intensiv befasst haben helfen, Verständnisprobleme im Zusammenhang mit den Buchhaltungskonten und Buchungen zu beseitigen. Nachfolgend liefern wir dem geneigten SalesKing-Nutzer Ansätze zur Problemlösung bei der Erfassung von Ausgaben und Buchungen.

SalesKing verbucht alle anfallenden Geschäftsvorfälle automatisch – doch kann es hier und da von Nöten sein auf „Probleme“ zu reagieren.

Wenn Sie die Zahlen aus dem Buchhaltungs-Dashboard nicht nachvollziehen können, dann empfehlen wir den folgenden Artikel: Interpretaionshilfe zum Buchungs-Dashboard

 

Ich habe eine Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Zahlung welche nicht verbucht ist – woran kann das liegen?

Die Gründe für eine nicht erfolgte Buchung sind meist in folgenden zwei Bereichen zu suchen:

Mit dem Kontakt stimmt was nicht:

Zunächst stellen Sie sicher, dass mit dem Kontakt, für den die Rechnung, Gutschrift oder Mahnung erstellt wurde alles in Ordnung ist. Indiz dafür ist, dass ein Saldo angezeigt wird bzw. ein Debitoren- oder Kreditorenkonto vorhanden ist (durch Klick auf das Saldo wechseln Sie zu dem Konto des „Kunden“ oder „Lieferanten“.

Sollte KEIN Saldo angezeigt werden, also kein Konto vorhanden sein obwohl der Kontakt vom Typ Kunde oder Lieferant ist, dann stimmt etwas mit dem Kontakt nicht. Bearbeiten Sie den Kontakt und klicken Sie direkt wieder auf „Speichern“ sollten mit dem Kontakt Probleme auftreten wird Ihnen nun ein Vorschlag zur Lösung des Problems angezeigt.

Mit der Zahlung stimmt was nicht:

Ist eine Zahlung aus dem ersten Halbjahr 2014 oder älter und wurde zu einem Dokument in Fremdwährung erfasst kann es aufgrund der Datenstruktur Probleme bei der Verbuchung gegeben haben.

Merken Sie sich das Datum der Zahlung und löschen Sie diese – erfassen Sie die Zahlung dann erneut und tragen Sie das entsprechend rückdatierte Datum ein.

Tipp: Auf Ebene von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen steht nun ein zusätzlicher Filter zur Verfügung, welcher Sie in die Lage versetzt sich alle noch nicht verbuchten Vorgänge anzeigen zu lassen. So können Sie „Problemfälle“ leicht identifizieren und sich zu diesen auf die Fehlersuche machen.

 

Ich habe einen Kontakt, welcher kein Saldo aufweist – woran kann das liegen?

Ein Saldo wird nur bei Kontakten angezeigt, welche vom Typ „Kunde“ oder „Lieferant“ sind – Kunden erhalten Debitorenkonten und Lieferanten erhalten Kreditorenkonten. Das angezeigte Saldo ist entsprechend das Saldo des jeweiligen Kontos von dem Kontakt.

Kontakte vom Typ „Interessent“ erhalten erst ein Konto, wenn der Kontakt zu einem Kunden oder Lieferanten konvertiert wird, da SalesKing erst dann ermitteln kann, ob ein Kreditoren oder ein Debitorenkonto erstellt werden muss.

Hinweis: Zu einem Kontakt angelegte Mitarbeiterkontakte erhalten KEIN eigenes Konto – Rechnungen, Gutschriften etc. werden auf dem Konto der dem Mitarbeiter übergeordneten Firma verbucht.

Es kann vorkommen, dass die Verschachtelung eines Kontaktes nicht valide ist und daher kein Konto erstellt wurde. Bearbeiten Sie den Kontakt und klicken Sie direkt wieder auf „Speichern“ sollten mit dem Kontakt Probleme auftreten wird Ihnen nun ein Vorschlag zur Lösung des Problems angezeigt.

 

Ich habe eine Buchung „Ausgebucht“ – wie kann ich dies rückgängig machen?

Löschen Sie einfach die so ausgelöste Buchung oder buchen Sie die so ausgelöste Buchung erneut aus.

 

Ich habe die Buchung zu einem Dokument / zu einer Zahlung „gelöscht“ – wie kann ich die Buchung erneut erzeugen?

Sobald zu einem Dokument oder einer Zahlung keine Buchung vorliegt, haben Sie die Möglichkeit das Dokument oder die Zahlung erneut zu verbuchen.

Dokument: Gehen Sie in die Detailansicht des Dokuments und wählen Sie in der Options-Box „Dokument verbuchen“

Zahlung: Klicken Sie vor der Zahlung auf das Kontext-Menü-Icon und wählen Sie „Zahlung verbuchen“

 

Mir wird angezeigt, dass ich Forderungen / Verbindlichkeiten habe – doch sehe ich in dem Konto Forderungen / Verbindlichkeiten keine beziehungsweise nur wenige Buchungen – was ist da los?

Die Salden der Konten Forderungen und Verbindlichkeiten beinhalten auch die Salden aller Debitorenkonten bzw. Kreditorenkonten als Unterkonten. Um sich diese anzeigen zu lassen gehen Sie wie folgt vor:

Forderungen: Klicken Sie auf den Namen des Kontos „Forderungen“ – in der Detailansicht klicken Sie nun auf den Link „Unterkonten anzeigen“ um sich alle Unterkonten des Kontos Forderungen anzeigen zu lassen.

Verbindlichkeiten: Klicken Sie auf den Namen des Kontos „Verbindlichkeiten“ – in der Detailansicht klicken Sie nun auf den Link „Unterkonten anzeigen“ um sich alle Unterkonten des Kontos Verbindlichkeiten anzeigen zu lassen.

 

Ich habe eine Rechnung, Gutschrift, Mahnung mit Mahngebühr nach dem „Als offen speichern“ nochmal bearbeiten müssen. Doch jetzt stimmt die Buchung für das Dokument nicht mehr – was muss ich nun tun?

Einmal als „offen“ gespeicherte Dokumente sollten nicht mehr bearbeitet werden, wenngleich SalesKing Ihnen diese Möglichkeit jedoch nicht verwehrt um Ihnen die größtmögliche Freiheit im Bezug auf Ihre Daten zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie also Dokumente nach dem Öffnen bearbeiten und hierbei die Summen modifizieren, müssen Sie auch die entsprechenden Buchungen anpassen.

Gehen Sie dazu in die Detailansicht eines Dokumentes und löschen Sie die beim Öffnen des Dokumentes automatisch erstellte Buchung.

Gehen Sie nun erneut in die Detailansicht des Dokumentes beziehungsweise laden Sie die Seite erneut und wählen Sie nun in der Options-Box den Punkt „Dokument verbuchen“.

 

Ich habe eine Rechnung, Gutschrift, Mahnung mit Mahngebühr nach dem Öffnen gelöscht aber die Buchung ist noch da – was muss ich tun?

Die Buchungen sind von den Dokumenten entkoppelt – das Löschen eines Dokuments oder einer Zahlung erfordert daher auch, dass die entsprechende Buchung gelöscht wird.

Entsprechend zu löschende Buchungen können Sie daran erkennen, dass es keinen Eintrag in der Spalte „Verknüpft mit“ gibt. ACHTUNG: Manuell erstellte Buchungen ohne Verknüpfung können das gleiche Merkmal haben!

Tipp: Filtern Sie die Liste der Buchungen zum Beispiel nach Geschäftsvorfall – um sicher zu gehen klicken Sie auf die näher zu untersuchende Buchung – wenn Sie hier die Möglichkeit haben, diese zu „Bearbeiten“ handelt es sich um eine manuelle Buchung und sollte wohl nicht gelöscht werden.