Hintergrundinformation:
Es gibt einen Unterschied zwischen der Eingabe von Daten bei der Erstellung z.B. einer Rechnung und der tatsächlichen Ausgabe auf dem aus diesen Daten erstellten PDF-Dokument.
Genau dieser Unterschied ermöglicht die Anpassung der SalesKing-Umgebung an Ihre administrativen Anforderungen.
Zum aktuellen Fall:
Ein Seminaranbieter erstellt Rechnungen, die durch zwei Teilzahlungen zu unterschiedlichen Terminen ausgeglichen werden.
- die erste Zahlung „reserviert“ den Seminarplatz des Rechnungsempfängers
- die zweite Zahlung „bestätigt“ die tatsächliche Teilnahme am gebuchten Seminar
Die Anforderungen:
- alle Rechnungen sollen „nach Seminar“ filterbar sein
- alle Rechnungen – sollen nach Anmelde-Status (Teilzahlung/Restzahlung) filterbar sein
Das „scheinbare“ Problem:
Eine Rechnung „kann“ immer „nur“ ein Fälligkeitsdatum haben.
Die Lösung:
Zu allererst wird die Ausgabe der Fälligkeit über den Platzhalter [due_date] auf erzeugten PDFs über die Anpassung der Einstellungen von der verwendeten PDF-Vorlage unterbunden.
Die verschiedenen Fälligkeitsinformationen werden dem Rechnungsempfänger über die Eingabe in der „Grußformel“ kommuniziert.
Die Filterbarkeit der Rechnungsliste wird durch die Verwendung von Schlagworten erweitert.
Ablauf
Erstellung der Rechnung:
- Das erste Fälligkeitsdatum wird in der Rechnung gesetzt
- Die Rechnung bekommt initial die Schlagworte „seminarname“ und z.B. „angemeldet“
Ergebnis:
- Sie sehen ob Teilzahlungen überfällig sind und können reagieren
- Sie können die Rechnungsliste nach „Seminarname“ und „Anmelde-Status“ auswerten
Verbuchung von Zahlungen:
- Bei Zahlungseingang wird die Zahlung erfasst und der Status der Rechnung als „offen“ belassen.
- Die Rechnung wird bearbeitet. Es wird nun das Fälligkeitsdatum auf das zweite Datum umgestellt und das Schlagwort für den Anmelde-Status von „angemeldet“ auf „reserviert“ abgeändert.
- Beim nächsten Zahlungseingang wird erneut die Zahlung erfasst.
- Das Schlagwort für den Anmelde-Status wird von „reserviert“ auf „teilnahme“ abgeändert.
Ergebnis:
Die Rechnungsliste ist nun neben den „Standardfiltern“ zusätzlich über die Schlagworte nach „Seminarname“ und/oder „Anmelde-Status“ filterbar.
Überfällige Rechnungen werden so für alle Anmelde-Stati sichtbar.
Fazit:
Ursprünglich wollte der Nutzer über weitere Datumseingaben beim Erstellen seiner Rechnungen zum „Ziel“ kommen.
Im ersten Moment ein netter Feature-Wunsch, der allerdings zu einem komplizierten System geführt hätte (Definition von Zahlbetrag je Fälligkeitsdatum, keine Möglichkeit den fälligen Betrag einem „Status“ zuzuordnen, wie soll dann mit Mahnungen umgegangen werden etc.). Neben der Komplexität würde ein solches Feature „nur“ in der Lage sein, einen sehr speziellen Use-Case abzubilden.
Der SalesKing-Vorteil:
Durch die anpassbaren PDF-Vorlagen für Rechnungen kann die Ausgabe von den tatsächlich „verfügbaren“ Daten abweichen.
Die so zur Verfügung stehenden Daten können zwecks Optimierung der Administration verwendet werden. Wichtig hierbei ist, sich den administrativen Anforderungen kreativ zu nähern und durch die Kombination von vorhandenen Features wie z.B.:
- Rechnungsdatensätze können auch nach dem „Öffnen“ bearbeitet werden
- Schlagworte ergänzen die Standardfilter von Listen um individuell auswerten zu können
gangbare Lösungen zu erschliessen.
Kontaktieren Sie uns mit Ihrem ganz individuellen Use-Case! SalesKing kann auf verschiedenste Weise „instrumentalisiert“ werden – wir beraten Sie gerne!