Versenden Sie Artikel in Nicht-EU-Länder, müssen Sie eine Exportrechnung (auch Handelsrechnung genannt) vorweisen. Der Ex- und Import ist mit zahlreichen Formularen verbunden, so dass man auch mitunter eine Rechnung für den Export erstellen muss. Mit SalesKing ist es Ihnen möglich eine formal richtige Exportrechnung mit Hilfe der PDF-Vorlagen anzufertigen.
Die Exportrechnung dient ebenfalls als Grundlage der Verzollung bei Nicht-EU-Geschäften sowie für eine statistische Auswertung. Sie dient sowohl der Überwachung des Devisenverkehrs als auch als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
Wichtig ist, dass Sie Ihre Exportrechnung in Englisch erstellen, damit diese international anerkannt wird. Mit SalesKing können Sie ebenfalls eine englische Rechnungsvorlage erstellen. Unter den PDF-Vorlagen erstellen Sie eine „Neue PDF-Vorlage“ und passen diese individuell an. Nennen Sie die Vorlage „Exportrechnung“ und geben Sie die entsprechende Art an. Nehmen Sie in den Vorlagen-Einstellungen die nötigen Übersetzungen vor und achten Sie darauf, dass die unten aufgeführten Pflichtangaben einer Exportrechnung darin enthalten sind. Im Abschnitt Einzelpositionen innerhalb der Vorlagen-Einstellungen müssen Sie dann ebenfalls die „Kopfzeilen-Informationen“ übersetzen.
Zusätzlich zu den generellen Pflichtangaben auf einer Inlandsrechnung, sind auf Exportrechnungen weitere Angaben zu machen.
Generelle Angaben:
- Name, Adresse und die Bankverbindung des Absenders
- Name und Adresse des Empfängers
- Wenn von der Rechnungsanschrift abweichend, die Lieferanschrift
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum, -nummer und –ort sowie die Verpackungsdaten
- genaue Warenbezeichnung und Warenmenge mit der dazugehörigen Warentarifnummer
- Warenwert (mit Währungsangabe): Einzel- und Gesamtpreis sowie separat die Verpackungs-, Versicherungs-, und Transportkosten.
- Gewicht (brutto/netto)
- Lieferbedingungen (Bezugnahme auf die vereinbarte Incoterms-Klausel)
- Zahlungsbedingungen und Versandart
- Firmenstempel und Unterschrift
Je nach dem Bestimmungsland müssen Sie noch weitere Angaben machen:
- Bestätigungs-, Eides- und Schwurklauseln gemäß den Einfuhrvorschriften. (Beispiel: „We confirm that the discribtions in this invoice are correct and that all listed products are from germany as country of origin, if nothing else is mentioned within the discribtion of the product.“)
- evtl. Erklärung über Richtigkeit der Preise, Herstellererklärung
- mehrere Originale
- Übersetzungen der Rechnungen
- Versandart und Versandhafen, wenn per Schiff: Name des Schiffes, Verschiffungshafen und Verschiffungsdatum; per Luftfracht; Postsendung.
- Frachtbrief-Nr.
Wenn die Lieferung umsatzsteuerbefreit ist, wird die Rechnung innerhalb der Gemeinschaft in Netto ausgestellt. Sie müssen die Rechnung außerdem handschriftlich unterschreiben und beim Warenversand die dreifache Ausfertigung außerhalb an das Paket anbringen. Die meisten Poststellen oder Fachmärkte für Bürobedarf bieten Ihnen hierzu eine selbstklebende Versandtasche an.
Bevor Sie etwas in ein Nicht-EU-Land exportieren möchten, erkundigen Sie sich über weitere Formalitäten, Einfuhrbestimmung, Voraussetzungen und über eine ggf. bestehende Ausfuhrbeschränkung. Unsere Informationen dienen lediglich als Orientierungshilfe zum Umgang mit Ihrer SalesKing-Umgebung und ersetzen in keinem Fall ein Beratungsgespräch bei der Zollverwaltung.