Ausgangspunkt:
Kleine und mittelständische Unternehmen nutzen fest zu installierende Software mit ausufernden Funktionalitäten. Diese treffen auf den Themenzweig der Buchhaltung zu ,werden aber in den meisten Fällen gar nicht bzw. nicht richtig genutzt. Ein Steuerberater erledigt alle anfallenden buchhalterischen Aufgaben professionell und liefert die entsprechenden Zahlenwerke als Ergebnis seiner Arbeit. Dem zufolge muss der Gewerbetreibende im Grunde „nur“ noch Rechnungen und Angebote schreiben sowie diese verwalten. In größeren Verwaltungsstrukturen wird die Finanzbuchhaltung losgelöst vom Prozess der Rechnungsstellung etc. organisiert.Desweiteren werden KMU‘s oftmals in einem partnerschaftlichen Verhältnis mit ein bis drei, in Ausnahmefällen mit mehr gleichberechtigten Partnern geführt. Hierfür muss eine Lösung gefunden werden, damit alle beteiligten Personen denselben Zugriff auf die Verwaltung des Unternehmens haben.
Optimierung durch SalesKing:
SalesKing ist eine ortsunabhängige über das Internet zu bedienende Rechnungssoftware. Updates sowie Erweiterungen der Funktionalitäten stehen dem Anwender umgehend nach Veröffentlichung zur Verfügung.
SalesKing ermöglicht dem Gewerbetreibenden, ob Kleinunternehmer oder mittelständisches Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und zwar auf die Generierung von Umsatz und die Verwaltung eben dieses Umsatzes. Eine aufwendige Buchhaltung sollte dem Steuerberater überlassen werden, denn daraus besteht sein Kerngeschäft und ihm unterliegt auch die Kompetenz den Unternehmer sicher zu beraten.
Bei mehreren gleichberechtigten Partnern ermöglicht es SalesKing jedem Einzelnen einen Zugang zu der Arbeitsumgebung zu verschaffen. Somit ist jegliche Änderung an Dokumenten, Vorlagen sowie Kommunikation (Emails, Kommentare etc.) nachvollziehbar und transparent für alle Beteiligten abrufbar.
Der größte erhältliche SalesKing-Account beinhaltet sogar die Möglichkeit mit einem Zugang bis zu zehn Nutzer zu verwalten. Jedem einzelnen können über eine Mitarbeiterverwaltung bestimmte, frei definierbare Zugriffsrechte zugewiesen werden. So könnte man, mit der nötigen Umsicht, hier auch externen Personen Zugriff auf seine Daten einräumen. Um auf den Steuerberater zurückzukommen, kann man sich hier vorstellen, ihm einen einfachen Zugriff auf die Rechnungsunterlagen gewähren z.B. ohne Ihm Schreibrechte einzuräumen. So kann er sich je nach Bedarf die benötigten Unterlagen einfach selbstständig abholen. Oder der Unternehmer kann den Vertriebsmitarbeitern im Außendienst ermöglichen umgehend Angebote zu erstellen, verwalten und diese zu versenden. Mit SalesKing kann man effizient Nutzungsrechte verteilen und den Arbeitsprozess vereinfachen.
Praktische Beispiele anhand eines Fashionlabels:
Ausgangspunkt:
Wenig Flexibilität und Softwareinseln
Der Hersteller eines Fashionlabels nutzt eine komplexe buchhalterische Software um die Ausgangsrechnungen, Angebote, Gutschriften sowie Bestellungen zu verwalten bzw. zu erstellen. Neben dieser betreibt er auch ein Programm um dem Kundenmanagement nach zu gehen, sowie eines um seine Produkte zu verwalten.
Die Programme laufen auf bestimmten Terminals innerhalb des Unternehmens und zwar immer an dem Arbeitsplatz, an dem der jeweilige Sachbearbeiter sitzt. Eine flexible Anordnung von Arbeitsplätzen entfällt somit gänzlich. Bei Besprechungen oder der Klärung von Fragen müssen die Gesprächspartner sich vor dem jeweiligen Terminal zusammenfinden und interdisziplinäre Fragestellungen stellen alle Beteiligten schenll vor immense Migrationsprobleme.
Außendienstmitarbeiter, haben keine Möglichkeit von unterwegs auf die Daten zuzugreifen. Für diese bietet sich auch keine Möglichkeit direkt beim Kunden etwaige Angebote o.ä. in das System einzupflegen.In dem speziellen Fall müssen die Vertriebspartner des Fashion-Labels telefonisch bzw. via Email ordern.
Lösung durch Nutzung von SalesKing:
SalesKing ist eine 256bit SSL verschlüsselte webbasierte Software. Durch diesen zukunftsweisenden Ansatz stehen dem Anwender in Echtzeit Software-Updates sowie etwaige Funktionserweiterungen zur Verfügung.
SalesKing verzichtet bewusst auf ein Buchungssystem. Ab einer bestimmten Größe ist es nötig, die Dienste eines Steuerberaters zu nutzen oder der Unternehmer exportiert einfach die in SalesKing generierten Datensätze in die Finanzbuchhaltung.
Dadurch, dass SalesKing webbasierend ist, hat man von jedem Terminal mit Internetzugang sicheren Zugriff auf die Daten. So können auch Mitarbeiter von unterwegs auf die Software zugreifen. Selbst ein Zugriff via Smart-Phone ist möglich.
Durch die mögliche Steuerung von Zugriffsrechten ist gewährleistet, dass die jeweiligen Nutzer nur auf die Bestandteile der Software zugreifen können, die letztlich für diese relevant sind. Alle anderen Funktionalitäten sind nicht sicht- und nutzbar für den jeweiligen Nutzer. Somit ist es z.B. auch denkbar, externe Vertriebspartner z.B. auf das Bestellungstool von SalesKing zugreifen zu lassen. Die Bestellung via Email oder Telefon entfällt somit komplett.Auch können jegliche andere externe und interne Zugriffsumfänge definiert werden. Wie wäre es zum Beispiel, wenn Sie nicht am Ende des Monats alle Unterlagen bei Ihrem Steuerberater einreichen müssten, da der Steuerberater die Unterlagen selbstständig bei SalesKing abruft?
Weitere Vorteile:
Durch die Möglichkeit zu seinen Kunden und deren Dokumenten Kommentare zuzuweisen, sowie an die Kunden Emails zu versenden, bildet SalesKing auch eine schlanke Lösung bezüglich eines Kundenbeziehungs-Management-Systems (CRM).
Sonderformen der Rechnungserstellung, wie Gutschriften und wiederkehrende Rechnungen, werden von SalesKing auch beherrscht. Somit ist es möglich weiter Potenziale zur Steigerung der Effizienz bei der Rechnungserstellung und Verwaltung auszunutzen. Bezüglich Gutschriften sei auf die Prozesse der entfallenden Rechnungseingangsprüfung/-verbuchung sowie die Optimierung der Liquiditätsplanung hingewiesen. Im Hinblick auf die wiederkehrenden Rechnungen sei auf die Einsparung von Arbeitszeitressourcen hingewiesen.