SalesKing ist ein professionelles Tool um Dokumente als druckechtes PDF zu erstellen und zu verwalten. Die Vorteile dieser sicheren 256 bit ssl-verschlüsselten Arbeitsumgebung liegen neben der Möglichkeit unabhängig von einem stationären Arbeitsplatz und ohne Installationsprozesse mit der Rechnungssoftware Rechnungen, Angebote, Gutschriften etc. online zu schreiben und online zu verwalten vor allem darin, auch weiterführende Prozesse wie die Erstellung von Auftragsbestätigung online sowie z.B. Lieferscheine online schreiben und Einzugsermächtigungen zu versenden. Auf die Abbildung dieser Prozesse wollen wir hier detailiert eingehen, um Sie zu motivieren, SalesKing aktiv kreativ zu nutzen.Die SalesKing-Systematik, erlaubt es zu jedem Dokumententyp (Rechnung, Angebot, Gutschrift etc.) eigene PDF-Vorlagen zu erstellen. Dies wiederrum ermöglicht es dem Nutzer, komplette Prozesse in seiner SalesKing-Umgebung abzubilden.
Als beispielhaften Prozess nehmen wir folgendes Szenario:
Ein Nutzer erstellt:
- 1. Ein Angebot, welches (so sollte es sein) durch den Kunden angenommen wird.
- 2. Daraufhin wird eine Auftragsbestätigung versendet.
- 3. Gleichzeitig soll der Kunde eine Formular für die Erteilung einer Einzugsermächtigung bekommen.
- 4. Wenn dieses Formular dann unterschrieben zurückgesendet wird, kommt es zu einer Lieferung (mit Lieferschein).
- Exkurs: eigene Text-Schnipsel erstellen und verwenden
- 5. Anschließend/gleichzeitig wird die Rechnung an den Kunden gestellt. Der Rechnungsbetrag wird dann via Lastschrift eingezogen.
Wie gehe ich als Nutzer nun vor, um diesen Prozess mit SalesKing abzubilden?
Der Schlüssel hierzu ist die Möglichkeit eigene PDF-Vorlagen zu erstellen. Und hiermit ist nicht gemeint, einfach „nur“ PDF-Vorlagen grafisch seinem genutzten Briefpapier etc. (also seiner corporate identity) anzupassen. Nein, vielmehr ist die SalesKing PDF Vorlage das Werkzeug, mit dem wir oben genannten Prozess mit seinen unterschiedlichen Dokumenten ganzheitlich, übersichtlich und zeitsparend mit nur wenigen Klicks abbilden können.
Doch wie so oft, muss man erst lernen, mit „neuen“ Werkzeugen umzugehen. Man muss Einstellungen (eigene PDF Vorlage erstellen und einstellen) vornehmen und wenn gewünscht auch das ein oder andere Zubehör (Text-Schnipsel) erstellen bzw. verwenden.
zu 1.)
Bezugnehmend auf oben genannten Prozess fangen wir also mit einem Angebot an. Das ist ziemlich einfach zu erstellen, eine vordefinierte Angebotsvorlage steht zur Verfügung und die Einstellungen sind gemacht, somit gehe ich hier nicht so tief auf die Angebotserstellung ein. Der Kunde nimmt das Angebot an, ich klicke also unter „Dokumente“ „Angebote“ auf die Angebotsnummer und „lande“ in der Detailansicht des Angebotes. Hier ein Klick auf „Als angenommen markieren“ und !!(HIER muss eine Überlegung stehen, die erst am Ende dieses Artikels nachvollziehbar formuliert werden kann, also merken Sie sich diese Stelle schonmal, ich habe die Überlegung schon hier getätigt 🙂 )!! danach ein Klick auf „Rechnung erstellen“ und schon lande ich in der Rechnungserstellung und jetzt wird es spannend. Wir brauchen ein Dokument für die Auftragsbestätigung, die Einzugsermächtigung und den Lieferschein, die Rechnungsvorlage ist ja, wie auch das Angebot, schon vorhanden.
zu 2.)
Am Beispiel der Auftragsbestätigung gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie die PDF-Vorlage indem Sie auf „Vorlagen“ „PDF-Vorlagen“ klicken. Laden Sie hier die in Frage kommende „vordefinierte Vorlage“ herunter, indem Sie auf den rot markeirten Dateinamen klicken.
Klicken Sie nun auf „Neue PDF-Vorlage“ und wählen Sie hier die Art „Rechnung“ (dies definiert, in welchem Dokumentenbereich die Vorlage zur Auswahl steht). Geben Sie der Vorlage anschließend einen eindeutigen Namen (hier: Auftragsbestätigung) und laden Sie nun die eben heruntergeladene Vorlage wieder hoch. Nach dem Speichern gelangen Sie automatisch in die Einstellungen zu dieser Vorlage. Passen Sie hier die Vorlage weiter an, ersetzen Sie z.B. den Titel „Rechnung [title]“ durch „Auftragsbestätigung“. Und schalten Sie die Summierung ab, wenn Sie dies wünschen. Wichtig ist noch, dass Sie den Dateinamen eindeutig gestalten z.B. Auftragsbest_[number]-[client.organisation_or_short_name]. Speichern, fertig.
zu 3.)
Gleiche simple Vorgehensweise gilt auch für die Erstellung der Vorlage für den Lieferschein.
zu4.)
Die Einzugsermächtigung hat da schon eher einen anderen Charakter… Sie besteht ja normalerweise „nur“ aus Text. Um eben diesen Text ausgeben zu können, haben wir im SalesKing eine spezielle PDF-Vorlage hinterlegt, die nur Text ausgibt, welcher in dem „Anschreibenfeld“ auf der Dokumentenebene eingegeben wird. Auch diese Vorlage ist, wie oben beschrieben zu bearbeiten (herunterladen, eigene Vorlage erstellen, Art auswählen, eindeutiger Name, Dateibenennung, hochladen, speichern). Auch hier müssen wie noch einige Einstellungen tätigen (s.o.). Weitere Informationen zu den Platzhaltern die Sie verwenden können, finden Sie hier.
zu Exkurs)
Jetzt widmen wir uns den SalesKing Text-Schnipseln, welche wir in E-mails, jedoch auch auf Dokumentenebene einsetzen können, um Standardtexte vorzuformulieren. Auch hier gilt, einmal einstellen und ab dann Zeit sparen.
Klicken Sie auf „Vorlagen“ „Text-Schnipsel“ und erstellen Sie einen „Neuen Text-Schnipsel“. Wählen Sie auch hier die Art (hier: Rechnung) und vergeben Sie einen eindeutigen Namen z.B. Einzugsermächtigung oder Anschreibentext oder Grußformel oder Auftragsbestätigung oder Lieferschein. Verfassen Sie nun den jeweiligen Text-Schnipsel. Dieser steht Ihnen dann in der Dokumentenerstellung in den Boxen „Anschreibentext“ und „Grußformel“ zur Verfügung.
So, jetzt haben wir auch schon alles soweit vorbereitet. Spielen wir den Prozess nun mal durch.
1. Angebot ist versendet und Kunde hat es angenommen
Aktion: Klick auf Angebotsnummer, dann in der Detailansicht Statusänderung auf „angenommen“ vornehmen, Klick auf „Rechnung erstellen“
Ergebnis: wir landen in der Dokumentenerstellungsansicht zu einer Rechnung.
2. Wir versenden eine Auftragsbestätigung
Aktion: Als Titelbezeichung geben wir „Auftragsbestätigung“ ein, nun wählen wir den Text-Schnipsel „Auftragsbestätigung“ für das Anschreibentext-Feld und speichern das Dokument nun als „offen“. Dann klicken wir auf „PDF erzeugen“ rechts oben in der „Bearbeitungs-Box“ und wählen die Vorlage „Auftragsbestätigung“ aus. Hinweis: Setzen Sie das Häkchen bei Archivieren, damit das PDF in der Detailansicht hinterlegt wird.
Ergebnis: in der Rechnungsliste ist nun eine „offene“ Position mit dem Titel Auftragsbestätigung.
3. Wir versenden eine Einzugsermächtigung
Aktion: Wir klicken auf die Nummer der betreffenden „offenen“ Position in unserer Rechnungsliste und landen in der Detailansicht. Hier klicken wir nun auf „Bearbeiten“ in der Box rechts und bestätigen das PopUp mit klick auf „Ja“. Als Titelbezeichnung geben wir nun „Einzugsermächtigung“ ein. Dann wählen wir den Text-Schnipsel „Einzugsermächtigung“ für das Anschreibentext-Feld und speichern das Dokument erneut ab. Jetzt wieder auf „PDF erzeugen“ klicken und die Vorlage „Einzugsermächtigung“ auswählen. Hinweis: Das Häkchen bei Archivieren setzten, damit das Dokument in der Detailansicht hinterlegt wird.
Ergebnis: der „offene“ Posten in der Rechnungsliste hat nun den Titel Einzugsermächtigung.
4. Die Einzugsermächtigung liegt uns nun von unserem Kunden unterschrieben vor und wir können ausliefern. Wir erstellen also den Lieferschein
Aktion: Wir klicken wieder auf die Nummer in der Rechnungsliste und landen wie gehabt in der Detailansicht. Hier wieder auf „Bearbeiten“ klicken und die Titelbezeichung auf „Lieferschein“ abändern. Dann wählen wir den Text-Schnipsel „Lieferschein“ für das Anschreibentext-Feld und speichern das Dokument erneut ab. Klick auf „PDF erzeugen“ und Auswahl der Vorlage „Lieferschein“. Archivieren nicht vergessen.
Ergebnis: der „offene“ Posten hat nun den Titel…. ja, genau: Lieferschein.
5. Jetzt wir die Rechnung gestellt
zu 5.)
Wir klicken also auf die besagte Nummer in der Rechnungsliste. Übrigens: wenn man in der Rechnungsliste auf die Spalte „Titel“ klickt, wird die Liste nach dem Titel auf- bzw. absteigend sortiert. Wir landen also nach Klick auf die Nummer in der Detailansicht und klicken wieder auf „Bearbeiten“. Hinweis: In der Rechnungsvorlage wird der Titel (wenn nicht in den Einstellungen abgeändert) auf dem PDF mit ausgegeben. Somit geben wir hier nun einen aussagekräftigen Titel ein oder nutzen den Titel für eine interne Information in der Rechnungsliste (-> Vorlagen-Einstellungen sind dann zu modifizieren -> Platzhalter [title] entfernen). Wir setzen das Datum auf das aktuelle Datum und wählen im Anschreibentext den entsprechenden Text-Schnipsel aus. Nun nehmen wir, wenn gewünscht, Modifikationen an den Rechnungspositionen vor und speichern das Dokument erneut.
Klick auf „PDF erzeugen“ und Auswahl der Vorlage „Rechnungsvorlage“ – archivieren, fertig.
Ergebnis: Die Rechnungsliste hat nun unter der Rechnungsnummer xy mit heutigem Datum eine neue offene Rechnung.
Ergebnis: Wenn ich nun auf die Rechnungsnummer klicke, habe ich den Überblick und den Zugriff auf alle Dokumente, da diese zu dieser Rechnung in der Box am rechten Bildschirmrand angezeigt werden. Ich habe den kompletten Prozess übersichltich und klar strukturiert abgebildet.
Machen Sie sich Gedanken zu Ihren spezifischen Prozessen um diese optimal abzubilden.
In oben aufgezeigtem Workflow habe ich mich eingangs dazu entschieden, die Dokumente Auftragsbestätigung, Einzugsermächtigung und Lieferschein an meine letzlich zu erstellende Rechnung zu koppeln. Dies begründet sich darauf, dass die mächtigsten Dokumententypn in dem Workflow für mich Angebot und Rechnung darstellen. Im Ergebnis habe ich so also sichergestellt, dass das Angebot in der Detailansicht („Dokumente“ „Angebote“ Klick auf Angebotsnummer) angezeigt wird, da hier kein anderes Dokument „nachher“ erstellt wurde. UND, dass die Rechnung in der Detailansicht („Dokumente“ „Rechnungen“ Klick auf Rechnungsnummer) angezeigt wird, da es das „letzte“ Dokument im beschriebenen Workflow darstellt.
Fragen und oder Anregungen hierzu? Wir freuen uns auf Feedback!