Damit Sie den Wert einer Warensendung für Nicht-EU Länder (Drittländer) gegenüber den Zollbehörden darlegen können, müssen Sie eine Proformarechnung erstellen. Dieses dient zu steuerlichen Zwecken und ermöglicht bei Auslandsgeschäften Waren kostenlos an den Empfänger zu senden. Mit SalesKing können sie eine solche Proformarechnung erstellen, ohne dass Sie eine Zahlung verbuchen müssen.
Eine Proformarechnung wird meist für die folgenden Zwecke ausgestellt:
- Import und Export (Nachweis des Warenwerts für steuer- und zollrechtliche Feststellungen)
- Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse als Grundlage für die Zahlung
- kostenlosen Mustersendungen
- Warenaustausch (Garantie- oder Kulanzfälle)
- Ersatzteillieferungen
- Spenden
Der Zoll verlangt bei der Warenversendung in sogenannte Drittländer immer die Angabe des Warenwertes und aus diesem Grund muss eine solche Proformarechnung angefertigt werden. Wenn der Wert der versendeten Ware 1.000,- € nicht übersteigt, brauchen Sie keine weiteren Zollanmeldungen tätigen.
Tragen Sie bei SalesKing innerhalb Ihrer Rechnungs-Eingabemaske den Titel „Proforma invoice“ ein. Im Eingabefeld „Beschreibung“ sollten Sie detailliert den Inhalt beschreiben und ebenso das Herkunftsland der Ware angeben. Sie können außerdem Ihre PDF-Vorlagen so anpassen, dass Sie mit nur wenigen Klicks eine den Richtlinien entsprechende Proformarechnung erstellen können.
Auf der Proformarechnung sollten Sie außerdem die Daten des Versenders sowie die Daten des Empfängers vermerken. Es hat sich als besonders hilfreich erwiesen, wenn Sie zusätzlich noch eine Telefonnummer angeben. Wenn beim Zoll Unklarheiten bestehen, kann sich dieser dann problemlos mit dem Absender in Verbindung setzen. Die weiteren Inhalte entsprechen denselben wie bei den Angaben einer Exportrechnung.
Die Proformarechnung muss der Lieferung in zweifacher Ausfertigung beigelegt und von Ihnen handschriftlich unterschrieben werden. Eine Ausfertigung wird in das Paket gelegt, die Andere außerhalb mit Hilfe einer Versandtasche angebracht. Die innenliegende Rechnung dient dem Empfänger als Wertnachweis, die außen angebrachte Rechnung hilft dem Zoll die Ware und den Wert zu ermitteln.
Damit Ihre Rechnung innerhalb SalesKing nicht als überfällig erscheint, können Sie eine Zahlung in Höhe von 0,- € verbuchen und so den offenen Posten schließen. Über die Eingabe eines entsprechenden Schlagwortes (Tags) bei der Rechnungserstellung können Sie Ihre Listen übersichtlich filtern. Sie erstellen Ihre Proformarechnung genauso wie eine herkömmliche Rechnung. Gehen Sie dann auf Zahlung erfassen und nullen Sie den vorgeschlagenen Betrag. Zur weiteren Dokumentation auf Seiten der Zahlung können Sie hier als Ref. Nummer „Proformarechnung“ angeben. Dann müssen Sie die Zahlung nur noch speichern und Ihre Proformarechnung erscheint in Ihrer Rechnungsliste nicht mehr als offener Posten.
Bevor Sie etwas in ein Nicht-EU-Land (Drittland) exportieren möchten, erkundigen Sie sich über weitere Formalitäten, Einfuhrbestimmung, Voraussetzungen und über eine ggf. bestehende Ausfuhrbeschränkung. Unsere Informationen dienen lediglich als Orientierungshilfe zum Umgang mit Ihrer SalesKing-Umgebung und ersetzen in keinem Fall ein Beratungsgespräch bei der Zollverwaltung.